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¿Cómo crear una tabla dinámica en Excel?

En el siguiente artículo aprenderemos a crear tablas dinámicas en Microsoft Excel. Esta función, la de crear tablas dinámicas, es muy útil para representar datos de una manera muy organizada gracias a las opciones avanzadas que esta herramienta de Excel dispone.

Si bien es cierto que podemos manipular datos y valores con diversas fórmulas en una tabla de Excel, mediante las tablas dinámicas justamente le agregamos a la tabla un poco de “Dinamismo” a la hora de establecer los datos o mejor dicho, campos.

Anteriormente te recomendamos leer nuestro artículo en donde te enseñamos a crear una tabla (básica) en Excel. Luego, puedes volver aquí y ver cómo crear una tabla dinámica. De todas formas, si eres ingenioso y sigues los pasos que veremos para poder llevar a cabo la creación de la tabla dinámica, no tendrás problemas. De igual manera, es preferible que sepas cómo crear una tabla, que es una tabla y para qué sirve. Todo eso, lo explicamos en este artículo.  

Debes saber que para crear una tabla dinámica es necesario contar mínimamente con celdas y datos establecidos en una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Para ello, puedes descargar una plantilla de nuestro sitio para practicar a crear tablas dinámicas.

En este caso usaremos un simple inventario, por lo que puedes copiar los datos de nuestro ejemplo o utilizar una plantilla de inventario personalizada de nuestra web . Tú decides, ahora sin más, veamos cómo crear una tabla dinámica en el software contable número 1, Microsoft Excel.

Crear una tabla dinámica en Excel paso a paso:

Para la creación de una tabla dinámica es necesario contar con una serie de datos, distribuidos en diversas celdas. En este caso, tenemos un inventario/stock de productos. También tenemos los datos del precio de Costo cómo el precio de venta de cada producto.

Podemos verlo en la siguiente imagen, donde “PRECIO DE COSTO” se ubica en la columna “C” y “PRECIO DE VENTA” ocupa la columna “E”.

Esas dos columnas son las que nos interesan ya que haremos una tabla dinámica en donde se muestre la suma del total de la columna precio de costo y el de la columna precio de venta. Teniendo en cuenta que es la primera vez que crearás una tabla dinámica, lo haremos simple.

Ahora procede a seleccionar todo el rango de celdas que contengan datos. Siguiendo el ejemplo, debemos de seleccionar las columnas A, B, C, D y E con sus respectivas filas.

Con el rango de celdas seleccionado, nos dirigimos a la pestaña “Insertar” de Excel. Y allí hacemos clic en “Tabla Dinámica”.

Al seleccionar “Tabla Dinámica” se desplegará un menú contextual en el cual podemos establecer ciertas cosas. Cómo ya hemos seleccionado las celdas con las cuales queremos crear la tabla dinámica no hace falta seleccionar la tabla o rango.

Ese campo lo dejamos tal cual está y  luego podemos escoger si queremos que la tabla dinámica se visualice en la hoja de cálculo en la que estamos trabajando o en una existente. Por razones de simplicidad y organización seleccionamos “Nueva hoja de cálculo”.

Por último damos clic en “Aceptar” y notaremos que Excel, de forma automática creará una nueva hoja de cálculo con la tabla dinámica:

Aquí podemos establecer un nombre para nuestra tabla dinámica y tal cual nos muestra Excel, tenemos que completar nuestra tabla seleccionando que campos queremos agregarles.

Cómo configurar una tabla dinámica:

Para terminar, vamos a ver cómo completar nuestra tabla dinámica. Por lo tanto procederemos a seleccionar los “Campos” que queremos agregar a nuestra tabla dinámica.

Si recuerdas, lo que necesitamos mostrar mediante esta tabla dinámica es la suma de cuanto nos costaron todos los productos y la de suma de todas las ventas (precio de venta).

Para esto y en este ejemplo, debemos seleccionar los campos “PRECIO DE COSTO” Y “PRECIO DE VENTA”.

Podemos dar uso del sistema de drag and drop (arrastrar y soltar) seleccionando los campos anteriormente mencionados.

Ahora, esos campos deben ser incluidos en alguna de las cuatro áreas que tenemos disponibles. A cada una de estas áreas se recomienda usarlas de la siguiente manera:

Tal cual puedes ver en la imagen debemos introducir los campos (en lo posible) en las áreas correspondientes. Por lo tanto, el campo “PRODUCTO” lo incluimos en “Fila” ya que sus valores no son numéricos. Si bien el nombre de los productos posee números, cada celda está formateada en “Texto”. Es decir que por más que contenga números, Excel comprenderá que ese número o conjunto de números forman parte de una oración o palabra. (Texto)

Para realizar esto debes hacer lo siguiente:

Seleccionar las celdas que quieras establecerle el formato deseado (Texto, Número, Porcentaje, Hora etc...) En este caso usaremos “Texto”. De esta forma, esos números de la columna “PRODUCTO” pasarán a formar parte del texto y Excel no los tomará en cuenta cómo valor numérico.

Lo mismo podemos hacer con las celdas C y E. Sin embargo, en esta ocasión establecemos el formato “Número”.

Aclarando esto, ahora debemos justamente incluir el campo “PRODCUTO” arrastrándolo hacia el área “Rótulos de Fila”. En cuanto los campos “PRECIO DE COSTO” Y “PRECIO DE VENTA” los agregamos al área “Valores”.

Ahora veamos cómo Excel crea nuestra tabla dinámica incluyendo los productos y el precio de costo de cada uno. También incluirá el precio de venta ya que también agregamos este campo al área “Valores”.

Lo que buscamos, es que Excel nos arroje un resultado de suma cómo mencionamos anteriormente. Es decir que obtendremos el resultado de la suma de los valores incluidos en el campo “PRECIO DE COSTO”, como también la tabla dinámica nos mostrará la suma de las celdas incluidas en el campo “PRECIO DE VENTA”.

Listo, ya tenemos nuestra tabla dinámica creada. Puedes modificarla a tu gusto y como dijimos anteriormente, la tabla nos arrojó el resultado de las sumas de los valores establecidos en las columnas “COSTO” Y “VENTA”.

Ahora ya tienes una idea general para crear una tabla dinámica en Excel.

Lo que la diferencia a las tablas dinámicas en comparación a las tablas comunes, es justamente el dinamismo que nos permite agregar y quitar campos a nuestra preferencia  y esta es sola una característica, podríamos nombrar mas.

Por último, recuerda que esta tabla dinámica es básica, es decir que es posible crear tablas mucho más avanzadas que la que has visto aquí.

¿Quieres aprender más sobre el uso de Microsoft Excel?

Más en tuplantillaexcel.com

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