Formatos de credenciales para llenar en Excel

¿Trabajas en una empresa y no tienes un sistema automatizado para elaborar las credenciales de cada uno de sus integrantes?¿Quieres crear formatos de credencial escolar primaria o de cualquier otro nivel de estudios para identificar a los estudiantes de una institución educativa?

Descargar

Si tus respuestas son afirmativas, sigue leyendo y descubrirás que es la credencial escolar y de trabajo, y qué datos mínimos son requeridos para su elaboración; también podrás, sin necesidad de tener un software adicional, crear formatos credenciales para llenar.

¿Cómo hacer credenciales para llenar?

Antes de explicarte cómo realizar credenciales para llenar e imprimir, es necesario que conozcas que es una credencial y para qué se utiliza.

La credencial es un documento que contiene la información básica sobre la persona que la lleva consigo; en otras palabras, es la identificación de la misma. Este formato, es utilizado principalmente como una medida de seguridad y control, para determinar quien accede a un recinto escolar o laboral, y para diferenciar a la persona del resto.

Los formatos para credenciales contienen fundamentalmente siguiente información:

Nombres y apellidos de la persona.
Número de identificación o código QR (número de registro único en la organización o institución educativa).
Número telefónico y dirección de contacto (en algunos casos no es obligatorio)
Fotografía tipo carnet, de frente (que permite identificar de forma visual a la persona titular de los datos anteriores).
Fecha de ingreso (fecha en el que la persona empieza a formar parte del equipo de trabajo o de la institución educativa).
Fecha de caducidad (fecha en el que vence la identificación y en el que la persona tendrá acceso al lugar. En el caso de que posterior a la misma, la persona siga siendo integrante de la organización o recinto escolar, es necesario la renovación de la misma; para establecer una nueva fecha de caducidad).

Existen también credenciales en las que se coloca información que puede ser necesaria en caso de alguna eventualidad mayor: como el tipo de sangre que porta la persona, y algún contacto en caso de emergencias. El formato de identificación escolar o de credencial escolar para llenar, y el formato de credencial de trabajo, puede incluir más datos, que dependerán del tipo de identificación.

Si perteneces al área de seguridad de una institución educativa, o de una empresa; usando las herramientas que trae el Excel, puedes crear un formato para credencial escolar o formato para credenciales de trabajo, que esté acorde a los requerimientos de mínimos de identificación, incluyendo los datos y el logo de la organización, y tomando en consideración los datos indicados anteriormente.

Para imprimir un formato credencial escolar o formato de credencial laboral hecho en Excel, usa la siguiente ruta en este programa: Archivo -> Imprimir. Si deseas visualizar el documento antes de imprimir, para verificar que la identificación del alumno o del trabajador luce tal como quieres, ve a la barra de herramientas superior y hacer clic en “Vista previa de Impresión e Imprimir”; si este elemento no se encuentra activo, actívalo pinchando la opción “Personalizar barra de herramientas de acceso rápido”. En caso de que haya algún detalle que no se vea como lo tenías en mente, puedes salir de esta opción y seguir editando el documento.

Tipos de credenciales en Excel

Como ya se ha venido hablando a lo largo de este artículo, los tipos de credenciales que puedes diseñar en Excel son los siguientes:

Credencial de Estudiante: como su nombre lo indica, es una identificación del alumno que asiste a la institución educativa. Adicional a los datos ya mencionados, incluye el nivel de estudios y el periodo escolar que éste se encuentra cursando. Si quieres tener más ideas de cómo hacer credenciales escolares, en la red puedes encontrar algún formato de credencial escolar de primaria para llenar, o de cualquier otro formato para credencial escolar editable y adaptarlo según tus necesidades.

Credencial de Trabajador: Es una identificación del trabajador o empleado que labora en una determinada empresa. Como información extra, puedes incluir el cargo que este desempeña dentro de la organización y el departamento en el que se encuentra. En este artículo, puedes encontrar un formato de credencial de este tipo y aplicarlo en cualquier ámbito.

También existe un tercer tipo de credencial, que son Credenciales para Eventos; que son utilizados cuando se realizan, por ejemplo: conciertos musicales, obras de teatro, juegos deportivos, entre otros; para identificar al equipo organizador y de logística. En los juegos deportivos, los formatos más frecuentes de uso son los de las credenciales de fútbol para editar.

¿Para qué puedo usar este formato para credenciales?

El formato que viene incluido en este artículo, puedes utilizarlo para crear identificaciones de todos los trabajadores de una empresa o docentes de una institución educativa. Si lo que quieres es encontrar es credenciales escolares para editar e imprimir para identificar alumnos, y en la red no observas una que cumpla tus requerimientos; te invitamos a modificar el diseño de este formato y colocar la información que ya te hemos explicado aquí.

Puedes utilizar el mismo formato de credenciales para todos; en ese caso crea una copia del archivo tantas veces como cantidad de personas hay dentro de la organización o institución educativa, almacenando una copia de seguridad de cada una de ellas, en alguna carpeta de tu equipo. Para evitar duplicidad de un mismo documento de identificación, puedes utilizar un listado o base de datos de personas que tendrán el acceso al lugar como un check list, para conocer quién ya posee la credencial y quién no.

Ventajas de usar el formato de credenciales para llenar e imprimir

Las ventajas de usar credenciales para llenar e imprimir pdf, son las siguientes:

Simplifica trámites de creación de nuevos formatos para credenciales, cuando no hay tiempo para su diseño.
Se pueden crear copias de seguridad en el computador, para volver a imprimir en casos de extravío o robo.
Se pueden imprimir los formatos sin llenar y usarlos escribiendo a mano alzada y colocar la foto, cuando no se pueda efectuar impresiones a color.
Permite verificar la lista de asistencia, para saber quién ingresa o sale de la organización, recinto escolar o evento.
Facilita su inclusión en una base de datos, para que dicho formato se actualice solo cambiando el número de identificación.
Se pueden modificar los diseños cuando los actuales pasan de moda o para un nuevo periodo de tiempo.
Se pueden utilizar sin tener conocimiento previo o inducción sobre el tema.

Seguridad y Privacidad de Datos en los formatos de Credenciales

Es vital proteger la información personal en las credenciales. Las plantillas deben diseñarse teniendo en cuenta la confidencialidad, utilizando métodos para encriptar o esconder datos sensibles y asegurando que solo personal autorizado tenga acceso a ellos.

Integración con Sistemas de Control de Acceso para gafete

La posibilidad de integrar credenciales de Excel con sistemas de control de acceso digital puede aumentar la eficiencia y seguridad. Esto podría incluir la sincronización de datos entre Excel y sistemas de seguridad para un manejo de acceso más fluido.

Personalización Avanzada contra Falsificaciones

Incorporar elementos de diseño avanzados en las credenciales, como marcas de agua o códigos únicos, puede ayudar a prevenir la falsificación y garantizar la autenticidad de las credenciales.

Impresión de Alta Calidad y Durabilidad

Es importante considerar la calidad y durabilidad de las credenciales impresas. Se deberían usar materiales resistentes y técnicas de impresión que aseguren la longevidad y claridad de la información.

Gestión y Actualización Eficiente a Gran Escala

Para entidades con un gran número de credenciales, es crucial tener estrategias para su gestión y actualización eficiente, asegurando que los cambios y nuevas emisiones se manejen de manera rápida y sin errores.

Descargar formato para credencial en Excel

Descarga aquí tu formato para credencial, y comparte la información que viste en este artículo con tus amigos y compañeros de trabajo, para que ellos también aprendan a realizar identificaciones.

Descargar