Plantilla para ficha del trabajador en Excel

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Definitivamente, cuando se tiene una empresa es sumamente importante poseer toda la información posible de tus empleados. Esto permite, que al momento de que ocurra algún accidente, o se requiera llevar algún tipo de control, se cuente con todos los datos necesarios en la ficha de datos personales del trabajador Excel.

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Esta tarea de tener una base de datos personal para los empleados, puede llegar a ser bastante complicado, llevarte varias horas y sobre todo cuando se trata de mucho personal. La buena noticia es que a través de la creación de la ficha del empleado, la tarea será mucho más sencilla y la información de los trabajadores estará mucho más organizada.

En este artículo, además de dejarte un ejemplo de un formato de expediente laboral de una empresa gratis en Excel, te explicaremos como las puedes crear y usarlas y cuáles son las ventajas de tener estás plantillas laborales.

¿Qué es el formato de plantilla del personal de una empresa?

La ficha del trabajador es un conjunto de documentos y planillas que se usan para guardar información de los empleados de una empresa, los cuales pueden resultar útiles para trámites con la seguridad social, control de horarios, y tener un registro de los trabajadores entre otras cosas.

Ahora bien, es importante que esta información siempre esté actualizada para cada trabajador y que se incluyan además, las nuevas incorporaciones. De esteo se suelen encargar los equipos de recursos humanos.

Adicionalmente, estos archivos con información de los empleados deben mantenerse, aun cuando el mismo cese contrato con la empresa, puesto que suele ser útil y de ayuda para algunos trámites.

¿Para qué sirve una base de datos de empleados de una empresa en Excel?

El objetivo principal de poseer una ficha técnica personal de cada trabajador es una correcta gestión de empleados, ya que esta base de datos puede ayudar a agilizar trámites y a poder actuar rápido en momentos de emergencia.

Todo esto será posible, ya que toda la información del trabajador estará organizada y centralizada en un lugar. Igualmente, esta base de datos permite que se asocie esta ficha con ciertos documentos, como nóminas, tipo de contratos y otra información dónde se podrá controlar el horario, los permisos, vacaciones, entre otras.

Indiscutiblemente, poseer un buen formato de ficha de trabajo favorecerá a la productividad de la empresa, ya que el tiempo se optimizará y se logrará tener toda la documentación bajo los parámetros de la ley.

¿Qué debe contener la ficha de trabajo en Excel?

Para que la plantilla de personal de una empresa sea lo más completa y eficiente posible, se deben incluir en la misma, al menos estos datos.

  1. Datos personales

Es básico que la plantilla incluya ciertos datos personales del empleado como:

  • Nombre y Apellidos.
  • Número de identificación.
  • Fecha de nacimiento.
  • Dirección de vivienda.
  • Teléfonos y correo electrónicos.
  • Tipo de contrato.
  • Cargo dentro de la empresa.
  • Tipo de sangre.
  • Datos académicos

En la ficha del empleado, es necesario que se incluya información referente a la formación académica y la formación complementarios del empleado. Por ejemplo:

  • Nivel de instrucción.
  • Títulos obtenidos.
  • Contactos de emergencia

Es recomendable que la ficha del empleado incluya, contacto de emergencia, para que en caso de algún accidente laboral, se cuente con los datos de una persona cercana al trabajador. Con todos estos datos se consigue una herramienta muy importante para la empresa.

¿Cómo hacer un modelo de ficha de personal de una empresa en Excel?

Para poder realizar un formato de ficha de trabajador en Excel lo primero que debes tener claro, es que tipo de información relevante necesitas para que el inventario de recursos humanos esté completo.

Ciertamente, es importante incluir la información básica del trabajador, los datos académicos y el contacto de emergencia como lo mencionamos anteriormente. Sin embargo, otras empresas incluyen información importante para ellos como, número de hijos, si es casado o soltero, los datos de la última empresa en la que trabajó, referencias personales, datos bancarios, entre otra.

¿Cómo usar la plantilla de ficha del trabajador?

Para usar esta plantilla, debes llenar los siguientes datos:

Antes de nada debes descargar modelo de ficha de personal de una empresa en Excel gratis.

  1. En la primera parte de la planilla, se debe llenar con la información general del empleado, es decir, nombre y apellido, número de identificación, fecha de nacimiento, teléfonos de contacto, estado civil, cantidad de hijos, tipo de sangre, entre otros. También se adjunta un espacio para colocar una foto, tipo carnet del trabajador.
  2. En la siguiente sección, se específica el grado de instrucción y los títulos, en el caso de tenerlos. Además, se debe señalar la fecha de ingreso a la empresa y el cargo que ocupa.
  3. La otra sección corresponde a los datos bancarios del empleado, necesarios para realizar el pago de la nómina.

Es importante aclarar que, en caso de que alguna de esta información cambie, debe ser comunicada al departamento de recursos humanos para proceder a la actualización.

Algunas empresas, además de llenar esta ficha, solicitan al empleado algún tipo de documentación para comprobar la información, por ejemplo, copia del documento de identidad, copia de los títulos educativos obtenidos, referencias bancarias, entre otros. Toda esta documentación, se anexará a la planilla.

Además, se le podrá anexar toda la información que se considere importante a esta ficha personal por ejemplo, número de seguridad social, etc.

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En esta sección podrás descargar tu plantilla para fichas de trabajo y así tener organizada la información de tu empleado de forma sencilla y muy práctica. Sólo haz clic en el link.

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