Plantilla de libro cuentas en Excel para comunidad vecinos

¿Eres administrador de los ingresos y gastos de una comunidad, y no sabes cómo llevar el control de éstos? ¿Eres nuevo en el campo y no tienes experiencia para gestionar una comunidad? ¿Dispones de una hoja de cálculo contabilidad comunidad de vecinos para colocar toda la información correspondiente?

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Si eres el responsable de la contabilidad de una comunidad de propietarios o de vecinos, debes saber que es necesario llevar un libro de cuentas, que no es más que un documento donde se registra toda la información detallada del dinero que entra (ingresos) y del dinero que sale (gastos) de la misma.

Los ingresos provienen de los cobros realizados a los propietarios para poder cubrir todos los gastos provenientes de los servicios realizados a la comunidad.

El libro de cuentas puede ser un libro en físico. Pero si dispones de un equipo de computación, puedes diseñar tu propia hoja de cálculo para comunidad de vecinos en Excel.

Por el avance de la tecnología, hoy puedes encontrar algún ejemplo contabilidad comunidad propietarios en la red y entender cómo se administra una comunidad. Afortunadamente, al continuar leyendo este artículo, descubrirás una plantilla sencilla de ingresos y gastos comunidad vecinos que puedes utilizar para hacerlo.

Antes de decidirte a usar cualquiera de las plantillas Excel para comunidad de vecinos disponibles o diseñar tu propio libro de cuentas, te recomendamos hacer lo siguiente:

Crea un listado de todos los servicios que requiere un gasto por parte de la comunidad de vecinos o de propietarios, por ejemplo: electricidad, agua, mantenimientos a equipos, línea telefónica e internet, aseo de espacios comunes (productos de limpieza y sueldo del personal) y servicio de recolección de basura, entre otros. También puedes incluir el sueldo del administrador, gastos de impresión y papelería. Considera también obtener recursos para el fondo de reservas (generalmente un 10 por ciento del cobro a los propietarios), para casos de emergencia o cuando algún vecino o propietario no pueda pagar a tiempo su cuota y no se pueda dejar de efectuar un determinado servicio.
Cotiza los servicios del paso anterior con los proveedores, con el fin de encontrar calidad a precios asequibles, que a su vez te permitirá llevar un mejor control de gastos y presentar propuestas a la comunidad de vecinos o propietarios. Diseña tu plantilla presupuesto comunidad propietarios o busca alguna en la red que se adapte a tus necesidades, y aplícalas para elaborar el presupuesto de gastos de la Comunidad que administras. Si no tienes referencia de los precios actuales del mercado, considera los registros de gastos e inversiones de años anteriores, y estima un porcentaje por encima, tomando en cuenta el estado de la economía en el país en el que resides.
Para calcular las cuotas de pago mensuales, correspondientes a cada propietario o vecino, primero considera el monto total del presupuesto anual y divídelo entre los 12 meses del año de gestión; y posteriormente, divídelo entre el número de propietarios o vecinos de la comunidad (si los gastos son fijos mes a mes); en caso de que tengas previsto o presupuestado algo adicional en alguno de esos meses, como un mantenimiento especial a un equipo, toma en cuenta redistribuir las cuotas colocando mayor cantidad en los meses donde hayan más servicios.
Archiva en una carpeta física, todos los documentos de soporte de los gastos realizados (facturas de los proveedores de servicios), para tener respaldos en caso de alguna auditoría.
Adquiere o solicita talonarios de recibo de pago, para dejar constancia cada vez que recibas un pago de algún propietario y mantener una copia en una carpeta física.
En caso de generarse algún gasto imprevisto, considera el cobro de una cuota extraordinaria o especial (derrama), cuando los fondos de reserva no sean suficientes para cubrirlos. Para decidir si esto aplica o no, se debe realizar una junta de vecinos o propietarios en la que se someterá a votación la ejecución o no del gasto. Se actuará de acuerdo a la decisión de la mayoría; y en caso de aprobarse, la pagarán tanto los que estén a favor como los que estén en contra.

¿Es obligatorio el libro de cuentas en una comunidad de propietarios?

No existe alguna ley que estipule que la administración de una comunidad deba poseer libros de cuentas o libros de contabilidad, pero sería de gran ayuda que el o la encargado (a) de gestionar una comunidad de vecinos o propietarios disponga de esta herramienta, para controlar los ingresos y los gastos de la misma, y administrar adecuadamente el dinero.

Así mismo, dependiendo del modelo del libro, permite reconocer cuáles vecinos o propietarios se encuentran al día con el pago de las cuotas, para emitir certificados de solvencia cuando ellos lo soliciten.

¿Qué contiene una plantilla Excel comunidad de vecinos?

Una plantilla Excel comunidad de vecinos contiene toda la información relativa a:

Registro de ingresos: se coloca la cantidad de dinero que proviene de los propietarios o vecinos, que está destinada para la realización de actividades concernientes a toda la comunidad. Se especifica quién pago, número de casa o apartamento, la fecha del pago, el mes al que corresponde la cuota ordinaria o la derrama, monto pagado o abonado, y si fue recibido en efectivo o a través de una transferencia bancaria.
Registro de gastos: se especifican los gastos efectuados por la comunidad, colocando la partida y sub-partida correspondiente, fecha, descripción e importe del gasto. Se sugiere realizar una hoja del libro de Excel por mes, hasta completar el año.
Resumen de gastos por mes: permite visualizar de forma resumida todos los gastos efectuados por la comunidad en una sola hoja de cálculo.
Flujo de efectivo o flujo de caja mensual: permite reconocer la disponibilidad de recursos al final de cada mes para el mes siguiente, después de haber recibido ingresos y efectuado gasto en el mismo. En algunos casos, al final del año debería ser equivalente al fondo de reserva acumulado.

¿Quién puede mirar el libro de cuentas en una comunidad de propietarios?

Debes saber que cualquier vecino o propietario de la comunidad que administras tiene el derecho de estar informado como están siendo gestionados los recursos provenientes de dicha comunidad y te puede solicitar visualizar el libro de cuentas. También, es posible que tengas que adiestrar a un futuro administrador en la plantilla como llevar una comunidad de vecinos; por lo que puedes compartir este artículo y transmitirle los conocimientos que adquiriste durante tu gestión, para garantizar que el manejo del dinero de la comunidad quede en buenas manos.

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