Formato de órdenes de compra en Excel

Descarga de forma rápida, sencilla y gratis este formato de pedido en Excel o solicitud de compras.

Este documento es muy importante para formalizar tu negocio, ya que muchos clientes lo piden de forma obligatoria para profesionalizar el intercambio de bienes y servicios, y así llevar un registro completo de todas las transacciones de forma idónea.

La orden de compra es un documento oficial para comprar un producto específico, en una cantidad específica, por un precio específico. Una vez que un vendedor acepta una orden de compra, se convierte en un contrato entre el comprador y el vendedor.

El proveedor le enviará a su empresa los bienes que necesita y le enviará una factura que suele ser de 30 o 60 días netos, según su acuerdo con el proveedor.

¿Para qué sirve un modelo de orden de compra Excel gratis?

Una orden de compra (también conocida como plantilla de orden de compra o formato de pedido) es un documento emitido por el comprador para solicitar mercancías al vendedor. Es muy habitual enviar órdenes a los proveedores. A partir de una orden de compra de un cliente puedes realizar la factura correspondiente de manera más rápida. y realizar el seguimiento.

Entre los beneficios más importantes de estos formatos se encuentran:

Sirve de comprobante del acuerdo compra-venta entre el vendedor y el comprador.
Facilita los procesos de compra en la empresa.
Permite el monitoreo del pedido que se ha hecho para verificar que se cumpla los términos señalados y responder ante cualquier fallo.
Transmite a todas las partes interesadas dentro de la organización la información que necesiten para desempeñar adecuadamente sus funciones en relación con la rutina seguida en las compras.

¿Qué elementos compone el modelo de orden de compra?

Un ejemplo de orden de compra es la necesidad de realizar el mantenimiento de la maquinaria o equipos de trabajo. En este caso dicha empresa solicita el servicio de electricidad y mantenimiento a un proveedor, enviando información de cada uno de los elementos que por lo general compone el formato de solicitud de compra, aunque las dinámicas siempre será la misma, Esa hoja cuenta con:

Encabezamiento: Proporcione información sobre su empresa, como el nombre de la empresa, la dirección comercial o email, incluye la fecha de la orden de compra y el número de orden.
Detalles del vendedor: Indique quién debe recibir la orden de compra. Aquí es donde menciona el nombre de la empresa vendedora, su propio nombre de contacto y la dirección de la empresa vendedora, correo electrónico, en raras ocasiones se incluyen imágenes de orden de compra.
Enviar a: Indicar dónde se debe entregar el pedido, el proceso de envío, las condiciones de envío y la fecha prevista de entrega.
Detalles del pedido: Incluya un artículo de línea para cada producto en el pedido que incluya el código del producto o el número de SKU, el nombre o la descripción del artículo, la cantidad o cantidades de unidades pedidas, el precio por unidad y la fecha de entrega.
Resumir: Finalice la orden de compra incluyendo un subtotal, los descuentos necesarios, las tarifas, los costos de envío, el IVA, el total o totales de los precios y la firma.

Este documento se debe rellenar por un mando intermedio de la empresa.

¿Cómo usar la plantilla de orden de compra en Excel?

En este modelo de orden de compra podrás ejecutar una solicitud de pedido a un determinado proveedor y tener una idea de tus gastos, sin lugar a duda una plantilla de gran ayuda.

Instrucciones para la plantilla de orden de compra en Excel gratis

Puedes colocar el logotipo de tu empresa en la esquina superior izquierda.
Escribe el nombre de la empresa que emite la orden de compra, dirección y teléfonos.
NUMERO: coloca número correlativo para el control de las ordenes emitidas.
FECHA DE IMPRESIÓN: coloca la fecha en que imprime la orden de compra.
Escribe el nombre del proveedor seleccionado, dirección y teléfonos.
Indica las condiciones de pago y fecha de vencimiento (fecha límite de pago) exigidas por el proveedor.
Por cada requerimiento de compra, indique: Código del producto o servicio, Descripción detallada, Unidad de medida, Cantidad y Costo Unitario. El monto se calculará automáticamente, así como el monto total de la orden de compra. (la plantilla va a calcular el resultado)
Indica las observaciones en las tablas correspondientes en caso de ítems o productos no contempladas en la presente plantilla.

Gracias a su sencillez cualquier personal de la empresa lo puede utilizar.

Importante

No se debe introducir información en las celdas de las columnas: «Monto», ya que éstas calculan de forma automática los montos correspondientes a cada apartado.

Se suelen emitir dos ejemplares del formato orden de pedido en excel, una para el comprador y otro para el proveedor. El documento original es para el proveedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderías o servicios encargados.

Como control interno, asegúrese de limitar quién puede firmar una orden de compra. Los gerentes o encargados de departamentos realizan los pedidos, pero es recomendable que una persona de confianza de la alta dirección revise cada pedido de compra. Así mismo debe tener al menos dos signatarios en el Departamento de finanzas para el proceso de compra; en caso de que una persona se ausente y se deba enviar una orden de compra urgente.