Plantilla Dashboard de ventas en Excel.

Para poder evaluar la gestión de ventas de una empresa, en primer lugar, se debe planificar o definir los proyectos comerciales, es decir, definir qué productos se van a vender y en qué cantidad, y los clientes potenciales a los cuales se ofrecerán estos productos a través de un estudio de mercado.

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De estos análisis, dependerán las demás áreas del negocio, ya que habría que definir entre otros aspectos: el plan de producción, la cantidad de materia prima, insumos, equipos y mano de obra requeridas para elaborar dichos productos.

Una vez que el negocio inicia operaciones, lo que sigue es realizar un control y seguimiento a sus procesos, los cuales se pueden efectuar a través del establecimiento de indicadores de gestión; en el caso específico del área comercial, de KPI’s de ventas, alineados a las estrategias de la empresa para obtener ingresos o generar un amplio margen bruto.

Un dashboard ventas es un documento que contiene toda la información relativa a las métricas o indicadores de ventas de una empresa, en conjunto con imágenes o gráficos que ilustran los resultados de la gestión del área comercial o equipo de ventas de la misma. Cada empresa es diferente, por lo que su diseño y la información requerida en la misma puede variar de una a otra.

Afortunadamente, hoy en día existen múltiples plantillas dashboard de ventas en Excel disponibles en la red que puedes utilizar para realizar tus informes, sin embargo, la mayoría de ellas vienen protegidas por lo que es difícil editar su diseño y contenido.

En este artículo, traemos una plantilla dashboard ventas Excel, lista para que la uses en tu negocio. Siéntete libre de modificarla de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Continúa leyendo y te explicaremos un poco más con respecto a este tema.

Ventajas de utilizar un Dashboard de ventas en Excel.

Un dashboard de ventas en Excel, tiene múltiples ventajas o funciones, ya que permite:

Ahorrar tiempo en la visualización de datos correspondientes a las ventas de un negocio, al estar toda la información contenida en una sola hoja de cálculo, facilitando la comprensión del impacto del plan comercial establecido y las decisiones tomadas por el equipo de ventas en este proceso.
Facilitar a la administración el análisis de ventas de una empresa, con la ayuda de gráficos dinámicos que se actualizan a medida que se van registrando nuevos datos, y que complementan de forma visual el informe.
Comparar las estadísticas de ventas de un año con respecto al año anterior, para tomar decisiones o establecer nuevas estrategias para promocionar y vender sus productos en el futuro.
Efectuar, en los casos en que las empresas tienen varias sucursales o que venden sus productos más allá del límite geográfico dentro del cual se encuentran, un análisis de datos de ventas por región; para que el equipo de ventas elabore el plan comercial y el presupuesto de ventas del año siguiente, tomando en cuenta las conclusiones obtenidas del mismo.
Ejecutar un control de ventas, estudiar las cuotas de venta y el margen bruto de cada uno de los productos de la empresa, para verificar que se estén cumpliendo con los planes establecidos por la administración del negocio y tomar decisiones para corregir las posibles desviaciones.
Evaluar la trazabilidad del producto, incluso después de vendido.
Identificar cuáles son los mejores vendedores del equipo, para otorgar premios o comisiones por venta a aquellos que cumplan con las metas establecidas.

Adicional a todas estas ventajas, diseñar o disponer de un dashboard ventas Excel permite realizarle a éste ediciones de formato; también, cambiar los indicadores (que pueden variar de un año a otro, de acuerdo a los planes de la empresa y lo que se desea medir).

Qué incluye un Dashboard de ventas Excel

Como ya te mencionamos anteriormente; un dashboard o cuadro de mando integral de ventas en Excel, incluye expresiones o fórmulas que permiten calcular los indicadores de forma automática. En éste, adicionalmente se pueden encontrar ilustraciones que ayudan a comprender mejor los resultados y detectar de forma más rápida posibles desviaciones en los mismos. Estos resultados pueden variar a medida que se van incorporando nuevos datos al formato de base de datos con el que viene incluido, gracias a la ayuda de tablas y gráficos dinámicos.

Entre los indicadores más utilizados en un dashboard de Excel, se encuentran los siguientes:

Ventas totales y margen bruto.
Estatus de las ventas.
Mejores vendedores de la empresa.
Ventas por mes.
Satisfacción al cliente.
Ventas por producto y por canal.
Rendimiento de los vendedores (cantidad de unidades vendidas por cada uno).
Ventas por región.
Ventas por año.

Estos KPI’s son solo algunos de los múltiples indicadores que puedes conseguir en un formato de Dashboard de ventas. Es importante que recuerdes, que estos indicadores deben estar alineados a los Planes y Objetivos Estratégicos de la Empresa, así como al Plan Operativo interno de la unidad; por tanto, trata de seleccionar aquellos que proporcionen información útil para medir la gestión de ventas.

¿Cómo hacer/usar Dashboard de ventas sencillo en Excel?

Para hacer un Dashboard ventas en Excel, es indispensable, en primer lugar, crear y llenar una base de datos con toda la información de los procesos del área comercial de la empresa que se desea incluir en una hoja de un libro de Excel, y definir los indicadores de resultados cuyos cálculos se puedan realizar usando dicha información.

Es fundamental también, que la base de datos que alimenta el dashboard de ventas esté adecuadamente diseñada, que el formato de escritura sea el mismo para cada una de sus celdas; las cuales se pueden elegir mediante “Validación de datos”, usando “Lista desplegable” (cuando tienes que repetir un mismo texto en varias celdas) o seleccionar otro criterio de formato dependiendo del tipo de información a registrar.

El siguiente paso consiste en elaborar tablas dinámicas y segmentación de datos, a partir de la información disponible en la base de datos. Si no se dispone de un historial de las ventas realizadas, se sugiere crear una base de datos ficticia solo para verificar que el Dashboard se está diseñando de forma correcta.

Posteriormente, en una tercera hoja, utilizar las herramientas de formato y diseño para crear el reporte dinámico. Seleccionar las celdas que contendrán los valores de los indicadores y usar las expresiones matemáticas que sean requeridas para calcular los resultados, a partir de las tablas dinámicas; colocando encima de las mismas los títulos de cada indicador. También se pueden incluir gráficos dinámicos que complementen los cálculos realizados.

También usar la configuración de página para definir márgenes y la cantidad de hojas que abarcará el informe dinámico.

Si se utilizó una base de datos ficticia, borrar la información de la base de datos y colocar la real en el momento en el que se disponga de ella.

Por último, si el archivo será utilizado por terceros, se sugiere crear una hoja adicional con instrucciones de uso y la frecuencia de registro de nueva información.

Una vez creado el Dashboard, guardar el archivo en una ubicación del ordenador y compartir con el equipo de ventas de la empresa, para que todos manejen la misma información.

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No pierdas más el tiempo y descarga aquí tu dashboard de ventas Excel. Aprende a usar este formato, con la información incluida en la sección de “AYUDA” del mismo, para presentar de forma sencilla los resultados y análisis de las ventas realizadas en tu empresa.

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