Plantilla para Dashboard de recursos humanos en Excel

Cuando una empresa no cuenta con un software o programa que le permita visualizar la gestión del área de recursos humanos, una plantilla de Dashboard Excel puede ayudar a resolver el problema. En este artículo, puedes obtener tu formato o modelo con un ejemplo incluido, de cómo utilizarlo.

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¿Eres gerente de un área de recursos humanos, y no puedes conocer en tiempo real los resultados de la gestión de ésta? ¿Sabes que diseñando y utilizando un Dashboard recursos humanos, puedes medir los indicadores de recursos humanos en Excel y manejar toda la información relacionada a tus empleados, permitiéndote tomar decisiones? Si has respondido que no a las dos últimas preguntas, entonces este artículo es para ti.

Continúa leyendo y aprende aquí lo que necesitas saber sobre este tema.

Toda acción o actividad que se desarrolla en un departamento o área de una empresa, genera un resultado o impacto en el resto de la organización; el cual es medido a través de los llamados Indicadores de Resultados, que en inglés quiere decir, Key Performance Indicators (KPI’s).

Éstos, representados generalmente mediante valores numéricos, se obtienen mediante fórmulas matemáticas y a partir de datos que se van generando en los procesos del departamento; indicando qué tan bien o mal se están efectuando sus actividades y permite detectar oportunidades de mejora en cada etapa de los mismos.

Una de las áreas que más genera impacto en una organización, es la de recursos humanos; pues, esta es la que se encarga de reclutar y seleccionar el personal más apto posible para ocupar los cargos dentro de la misma. De las decisiones que tome ésta, depende en mayor parte el buen rendimiento de la empresa y de los empleados.

Ventajas de utilizar un Dashboard recursos humanos

Tener un dashboard RRHHH o Cuadro de Mando Integral en Excel puede ser de mucha utilidad para conocer de primera mano la información más importante del departamento, manejando un único archivo con una base de datos, concerniente a:

Número de empleados total y empleados activos.
Evaluación de desempeño de los empleados.
Control de vacaciones.
Capacitaciones
Nómina, rangos de salarios, horas extras trabajadas y ausencias.
Vacaciones.
Retiros y despidos.
Otros.

También puedes disponer de indicadores de recursos humanos en Excel y gráficos dinámicos, calculados de forma automática a través de fórmulas o funciones que tú mismo puedes crear en este programa, ahorrándote tiempo para la toma de decisiones.

¿Qué incluye un KPI recursos humanos Excel?

Como ya te mencionamos anteriormente; un cuadro de mando integral de recursos humanos en Excel incluye expresiones o fórmulas que permiten calcular los indicadores de forma automática. En éste, adicionalmente se pueden encontrar ilustraciones que permiten comprender con mayor claridad los resultados, para detectar de forma más rápida posibles desviaciones en los mismos. Estos resultados pueden variar a medida que se van incorporando nuevos datos al formato, gracias a la ayuda de tablas y gráficos dinámicos.

Los indicadores KPI que incluye un formato de recursos humanos, pueden variar de acuerdo al tipo de proceso de esta área que se desee evaluar. La plantilla que te traemos en este artículo, incluye alguno de los siguientes indicadores:

Índice de rotación de personal: este indicador expresa la frecuencia con la cual el personal rota en un determinado cargo dentro de la empresa. Si el valor es alto, puede ser una señal de alarma para el empleador o administrador de RRHH, de que algo no está bien; por ejemplo: 1- El personal no se encuentra comprometido o no es apto para asumir sus labores. 2- Clima organizacional. 3- Descontento por parte del empleado con respecto a su salario. 4- Problemas personales o de salud; entre otros; que pueden terminar en retiro o despido del trabajador.
Gastos de Nómina: Con este indicador de resultado, puedes medir la cantidad de dinero que la empresa ha gastado para sufragar los pagos de salario a los empleados. Puedes calcularlo de forma mensual, para detectar aquellos meses en los que más se realizan pagos (éstos generalmente corresponden al pago de algunas vacaciones, utilidades del personal y otros conceptos).
Cantidad de ausencias por cargo: permite verificar cuantas ausencias ha tenido cada cargo dentro de la empresa dentro de un determinado periodo de tiempo. Es importante tener en cuenta el resultado de este indicador; pues, mientras más se incremente, más afectados pueden verse los procesos de la empresa y se requerirá mayor cantidad de tiempo para completar las tareas correspondientes. Al conocer este dato, te permite tomar decisiones como, por ejemplo: redistribuir las tareas entre los asistentes; y en caso de que estas ausencias sean muy recurrentes, reemplazar a un empleado.
Empleados por género: mide la fuerza laboral por género masculino y femenino. En la ley, pueden existir algunos beneficios que son otorgados dependiendo del género del empleado. Este indicador puede ayudarte a considerar dichos beneficios en el cálculo de la nómina y pensar si debes incrementar o disminuir la cantidad de empleados a contratar por género.
Horas extras por departamento: te ayuda a visualizar que tan eficientemente se están ejecutando las actividades dentro del departamento, si hay demoras, pérdidas de tiempo o si surgen nuevas tareas que incrementan la cantidad de tiempo que los empleados permanecen en la empresa en un determinado día. Mientras más alto sea este valor, mayores son los gastos que debes realizar para pagar el tiempo extra invertido. La idea consiste en hacer seguimiento a este indicador y minimizar su impacto en la contabilidad de la empresa.
Ingresos de empleados por año: sirve para evaluar el registro histórico de los ingresos que perciben los empleados de la empresa. Su variación puede deberse a: los niveles profesionales o de preparación de los empleados, cantidad de responsabilidades y años de experiencia. Este indicador también puede ayudarte a explicar el resultado del indicador de rotación de personal; ya que los empleados al tener ingresos bajos, pierden la motivación e interés de continuar laborando y pueden optar por retirarse de la empresa. Adicionalmente, es de utilidad para decidir si es el momento de realizar incrementos salariales u otorgar algún otro beneficio complementario.
Número de empleados por turno: Si los procesos de la empresa son continuos, es decir, que debe permanecer operando las 24 horas del día y observas que las tareas en un determinado turno día no son ejecutadas de forma oportuna; este indicador puede ser de mucha utilidad para ti; pues, conocer la cantidad de empleados por turno, te permitirá redistribuir las actividades por turno de tal manera que la organización pueda operar de forma eficiente.

Estos KPI’s son solo algunos de los múltiples indicadores que puedes conseguir en un formato de Dashboard o de KPI’s; existen también otros KPI reclutamiento y selección Excel, e indicadores de nómina en Excel, asociados a los procesos de selección, capacitación y gastos del personal; con los cuales puedes medir la gestión integral del área de Recursos Humanos de tu empresa y que puedes encontrar en la red.

Es importante que sepas, que estos indicadores deben estar alineados a los Planes y Objetivos Estratégicos de la Empresa, así como al Plan Operativo interno de la unidad; por tanto, trata de escoger aquellos que aporten información útil para medir la gestión del área de Recursos Humanos.

¿Cómo hacer/usar Dashboard recursos humanos en Excel?

Para hacer un Dashboard RRHH en Excel, es indispensable, en primer lugar, crear y llenar una base de datos con toda la información de los procesos de esta unidad y de los empleados de la empresa que se desea incluir en una hoja de un libro de Excel, y definir los indicadores de resultados cuyos cálculos se puedan realizar usando dicha información.

Es fundamental también, que la base de datos que alimenta el dashboard RRHH esté adecuadamente diseñada, que el formato de escritura sea el mismo para cada una de sus celdas; las cuales se pueden elegir mediante “Validación de datos”, usando “Lista desplegable” (cuando tienes que repetir un mismo texto en varias celdas) o seleccionar otro criterio de formato dependiendo del tipo de información a registrar.

El siguiente paso consiste en elaborar tablas dinámicas y segmentación de datos, a partir de la información disponible en la base de datos. Si no se dispone de la información real de los empleados todavía, se sugiere crear una base de datos ficticia solo para verificar que el Dashboard se está diseñando de forma correcta.

Posteriormente, en una tercera hoja, utilizar las herramientas de formato y diseño para crear el reporte dinámico. Seleccionar las celdas que contendrán los valores de los indicadores y usar las expresiones matemáticas que sean requeridas para calcular los resultados, a partir de las tablas dinámicas; colocando encima de las mismas los títulos de cada indicador. También se pueden incluir gráficos dinámicos que complementen los cálculos realizados.

También usar la configuración de página para definir márgenes y la cantidad de hojas que abarcará el informe dinámico.

Si se utilizó una base de datos ficticia, borrar la información de la base de datos y colocar la real en el momento en el que se disponga de ella.

Por último, si el archivo será utilizado por terceros, se sugiere crear una hoja adicional con instrucciones de uso y la frecuencia de registro de nueva información.

Una vez creado el Dashboard, guardar el archivo en una ubicación del ordenador y compartir con el equipo de la unidad de Recursos Humanos.

Descargar Dashboard RRHH

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