Formato de débito en Excel

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Las empresas nunca deben realizar cargos de forma unilateral a la cuenta de sus clientes. Por tanto, mediante la nota de débito se le avisa al cliente que la empresa estará efectuando el cobro de una determinada cuenta, cuota o pagaré con un monto adicional al valor original. Es decir, que la nota de débito, previa notificación al cliente, faculta la empresa para incrementar el valor original en un documento.

No confundir con la nota de remisión que sirve para hacer entrega de productos a otra persona, puedes ver ejemplos de nota de remisión editable aquí

¿Qué es una nota de débito?

La nota débito es una herramienta utilizada en contabilidad para corregir el valor a pagar de una factura, cuando su valor aumenta. Ejemplos de nota de débito, cuando una empresa emite una factura y el costo unitario de los productos vendidos es de $60 y fueron facturados a $54, se debe hacer una nota débito que contenga el valor adicional de los productos y los impuestos que también aumentan, si es el caso.

La empresa emisora que emite la nota débito, debe enviar el documento a la empresa que adquirió los productos o servicios, para que se realice el respectivo ajuste en su contabilidad específicamente en cuentas por pagar.

El formato Nota Débito en Colombia se define como un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber argado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

La nota de débito bancaria es el documento que emite el banco a sus clientes para informarles una "disminución" de su cuenta bancaria. Los motivos pueden ser: a) Mantenimiento de la cuenta corriente. b) Gastos que me descuenta el banco, como chequera, comisiones, entre otros. Si en mi empresa me encuentro con una NOTA DE DÉBITO BANCARIA significa que tengo menos dinero en mi cuenta.

¿Para qué sirve un modelo de nota de débito?

Un modelo de nota de débito es un documento en el que una empresa reconoce ante un cliente haber facturado y cobrado cierta suma de dinero; por lo general, la nota de débito se utiliza para notificar un cobro extra y erróneo.

Diferencia entre nota de débito y crédito

Ambas facturas son documentos correctivos, la diferencia esta en que la nota de débito representa un ingreso, es decir una entrada, y la crédito un egreso, es decir una salida (Nota de crédito ejemplo)

¿Cómo usar la plantilla de nota de débito?

En esta plantilla podrás realizar una nota de débito para notificar al cliente de las obligaciones de deuda que tiene con usted o la empresa que representa.

Instrucciones:

Coloca el logotipo de tu empresa en la esquina superior izquierda.
Indique el número correlativo según el número de notas creadas a la fecha.
Coloque el nombre razón social, nit, dirección y teléfono de la empresa que emite una nota.
Coloque el nombre razón social, dirección y teléfono de la empresa cliente. Así como: fecha de elaboración de la nota, número y fecha de factura.
DESCRIPCIÓN: nombre o descripción del producto/servicio
CANTIDAD: Indica la cantidad del producto.
PRECIO UNITARIO: precio de una (01) unidad del producto/servicio.
IVA: coloque el porcentaje (%) de IVA o suma de impuestos aplicados. El monto se calculará automáticamente.
VALOR TOTAL: Al final, obtendrás el total del monto total por producto/servicio.
Describa el valor en letras.
Firma y sello de aprobación por parte de la empresa que emite la nota: Elaborado.
Firma y sello de aprobación por parte de la empresa que recibe la nota: Recibido, Autorizado y Contabilizado.

Importante

No se debe introducir información en las celdas de las columnas: «Valor total», ya que éstas calculan de forma automática los montos correspondientes a cada apartado.

¿Cómo llenar una nota de débito de Colombia?

Si necesita saber cómo llenar una nota de débito de Colombia, esta plantilla de notas proporciona un instructivo para su llenado que puede editar para su situación específica. Descargue nuestra plantilla como un archivo Excel, luego siga los siguientes pasos:

Ingrese los datos del cliente, debe incluir información sobre: razón social, dirección y teléfonos.
Indique la fecha de emisión de la nota.
Ingrese el número y la fecha de la factura anterior a corregir o la cual se le aplicará la nota de débito.
Describa el nombre del artículo.
Ingrese la nueva cantidad o precio unitario según el caso que corresponda.
El valor o monto de cada artículo y el subtotal de la nota se reflejará en automático.
Coloque el porcentaje (%) de IVA según las leyes de Colombia.
El monto de IVA y el total del débito se calculará en automático.