Formato de minuta de reunión en Excel

Descarga esta herramienta de minuta de reunión en Excel (formato minuta de reunión. Xls), con la que podrás llevar de una forma más ordenada tus sesiones o reuniones de trabajo.

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Es aplicable para reuniones dentro de la empresa en la que te desempeñes, proyectos que realices, negocios, corporativas, comités, entre otros.

Descubre todo lo que necesitas para elaborar este documento y asegurarte de que la información registrada llegue de forma precisa a todos los involucrados, gracias a esta plantilla de Microsoft.

¿Qué es una minuta de reunión?

La minuta de reunión es documento que se elabora a partir de una plantilla previamente diseñada, donde se plasma todos los temas discutidos en una reunión. Su elaboración permite llevar un registro de toda la información referente a: los asistentes, los puntos tratados, los compromisos adquiridos o los acuerdos, y los responsables de su ejecución; la cual puede ser suministrada a todos los miembros de la organización o proyecto que la requieran para el desarrollo de sus actividades.

¿Cómo hacer una minuta de reunión?

Para que tengas una mejor idea de cómo plasmar los temas tratados en tus reuniones, a continuación, te indicamos un ejemplo de cómo elaborar tu minuta de reunión:

Si necesitas efectuar una sesión para discutir el Plan de Ventas, organiza previamente una agenda de trabajo con los puntos o temas que deben ser tratados, y convoca formalmente a la reunión a todos aquellos miembros de la organización que estén involucrados con el tema y que necesitas que estén presentes, dando a conocer la agenda, el objetivo de la reunión, fecha, hora de inicio y lugar de encuentro.

En el momento de la reunión, elabora una lista de asistencia donde cada uno plasme su nombre y apellido, cargo desempeñado, y firma. Ésta última es necesaria, para dejar una evidencia clara de que la persona efectivamente acudió a la convocatoria.

Así mismo, anota en el formato destinado para tal fin el tema de la reunión, el lugar del encuentro, fecha y hora de inicio, los puntos discutidos más importantes y que guarden relación con el objetivo de la reunión, los acuerdos a los que se llegaron o las decisiones tomadas, indicando las actividades o tareas que se debe realizar cada departamento para cumplir con el Plan de Ventas, y sus respectivos responsables.

En caso de ser necesario, solicita a los asistentes sus respectivos correos electrónicos y registra adicionalmente e el formato de minuta en Excel la información de aquellos que no fueron convocados o que no pudieron asistir y que necesitan tener conocimiento de los resultados, para poder enviarles posteriormente el documento elaborado.

Al final de la reunión, valida la información registrada con los asistentes haciendo referencia los temas tratados para asegurar que todos han comprendido los temas abordados y que están de acuerdo con el contenido de la minuta de reunión de trabajo o si tienen observaciones al respecto

Se sugiere adicionalmente, nombrar un responsable para la verificación del cumplimiento de los acuerdos establecidos y dejarlo asentado en el documento elaborado. Siguiendo estos pasos podrás tener tus formatos de minutas en Excel.

¿Cómo usar el formato de minuta de reunión Excel gratis?

Aquí te enseñamos cómo redactar una minuta de reunión, usando la plantilla de minuta de Reunión en Excel que te presentamos en este artículo.

• Antes de tomar nota de la información, decide si vas a llevar el registro de forma manual o electrónica. En el primer caso, lleva contigo a la reunión varias copias impresas del machote de minuta de reunión, o un bolígrafo y un cuaderno. En el segundo caso, asegúrate de tener un equipo de computación en el momento de la reunión y que dispones de esta herramienta en digital. Si no eres tú quien va a elaborar la minuta, delega esta actividad a algún miembro de tu equipo.
• Inicia colocando en el formato la siguiente información de la reunión: fecha, hora, lugar y asunto. También, registra la información de los asistentes tal como se explicó anteriormente.
• Registra los puntos tratados en la reunión en el mismo orden en el que fueron discutidos, para mantener la secuencia de la reunión, especificando en cada uno de ellos las decisiones o acciones más importantes, el (los) responsable (s) de su ejecución y la fecha tentativa de cumplimiento de las mismas.
• Al final del formato, se coloca el nombre de quien elaboró la minuta, y la fecha de la próxima reunión en caso de que aplique.

En caso de minutas de reunión de juntas directivas o comité, se puede aplicar el mismo formato, colocando al lado de cada decisión tomada en ella, la firma de aprobación de cada miembro del mismo. Se sugiere anexar toda la información que respalde dichas decisiones. Si las decisiones deben ser divulgadas al resto de la organización, se sugiere emitir un acta o un comunicado firmado por la Junta Directiva, con la finalidad de proporcionar aval a la decisión tomada.

Es importante señalar que esta herramienta sirve como punto de partida para realizar un control de las tareas y acuerdos establecidos en una reunión, para verificar los avances con los responsables y el cumplimiento en el plazo establecido. También permitirá alertar oportunamente a los interesados sobre el status de los mismos y tomar las acciones pertinentes en caso de presentarse desviaciones con respecto a los compromisos plasmados en el documento.

Descargar ejemplo de minuta de reunión en formato Excel

En el siguiente enlace, podrás encontrar un ejemplo de minuta de reunión utilizando el formato propuesto en este artículo.

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